こんにちは、しげぞうです。
- 部下のミス
- 取引先からの激怒の電話
- 終わらない社内トラブル
謝罪対応が終わってホッとしたのも束の間、次に待っているのが「顛末書（改善報告書）の作成」という地獄ですよね。
提出が遅れれば「まだ出ないのか」と上司や顧客の心象は悪化する。でも、日中の通常業務をこなしながらだと、結局、疲労がピークに達した深夜に残業して書くしかない……。
「そうだ、流行りのChatGPTに適当な謝罪文を作らせて、それっぽく整えて出そうかな……早く寝たいし……」
痛いほど気持ちはわかります。でも、ちょっと待ってください。
それ、絶対にやめたほうがいいです。
結論から言います。
AIが出した文章をそのままコピペすると、相手の怒りを再燃させ、大炎上を招く危険性があります。
最悪の場合、一発退場です。
「おいおい、丁寧に謝罪して誤字脱字がなければいいんでしょ！？」という声が飛んできそうですが、取引先が求めているのは耳障りの良い言葉ではありません。
彼らが求めているのは、「で、結局次はどうやって防ぐの？」という、「二度と再発させない改善策」と「当事者としての覚悟」の提示です。
AIに丸投げした無機質なコピペ報告書は、相手に「あ、こいつら当事者意識ゼロだな」と一瞬で見透かされます。極論、自販機で買った120円の缶コーヒーを、適当に箱詰めしてお詫びの品として渡すようなものです。
そこに誠意の欠片もありませんよね。
この記事では、現役の管理職として日々現場で悪戦苦闘している私が、「AIバレを防ぎつつ、顧客が納得する顛末書（改善報告書）を最速で仕上げる3ステップ」を解説します。
「こなしている感」が最大のクレームを生む
なぜ、AIへの丸投げコピペがそれほどまでに危険なのか。
それは、「現場の生々しい歴史」と「当事者としての熱量」が完全に抜け落ちるからです。
実は私も過去に、AIツールに関連したマネジメントで失敗した経験があります。
一時期、私の部下が取引先へのメールや社内の報告書をAIに作らせて送っていた時期がありました。彼は非常に真面目で、本人的には最新のITスキルを駆使して、業務を効率化しているつもりだったのでしょう。
しかし、受け取る側からすれば興ざめです。
「あ、こいつただ作業をこなしているだけだな」という手抜き感が、画面越しに完全に見透かされていました。
結果として、その部下は取引先からの評価がみるみる下がっていきました。
私自身も、「なんとなくAIを使っている気がする」と感じてはいたものの、明確な証拠がないため注意しづらく、見て見ぬふりをしてしまっていたのです。
しかし最終的に、取引先の担当者から「おたくの担当者はまったく誠意がない。」と大クレームが起き、大炎上してしまったのです。
結局のところ、AIの綺麗な文章で取り繕っても、本人の当事者意識がとてつもなく低く見えるため、「こいつと一緒に仕事がしたい」「この会社を信用しよう」とはならず、人間味を感じなくなるんですよね。
一般社会においてはまだまだ「AI＝手抜き」と見られるリスクがある。
この現実はきちんと認識しておく必要があります。
【実践】最速で終わらせる！顛末書（改善報告書）作成の3ステップ
いよいよ実践編です。
では、「AI特有の無機質さを消しながら、当事者の『本気度』が伝わる報告書」を作るにはどうすればいいのか。
結論から言うと、「AIを執筆者ではなく『構成作家』として使う」ことです。
具体的なやり方はこれから解説していきます。
ステップ①：事実確認のヒアリングは必ず「録音」する
トラブル発生後、まずは当事者（部下など）を交えて事実確認を行いますよね。この時、ミーティングの内容は必ず「録音」してください。
ここでの会話内容が、そのまま顛末書の骨子となります。
ヒアリング3か条
- 言い訳は聞かない
まずは正確な「客観的事実」だけを淡々と収集してください。 - 人間を否定せず、仕組みを否定する
「なぜやった？」と個人を追及すると部下は自己保身で嘘をつきます。「なにがあった？」を確認し、仕組みの機能不全を疑いましょう。 - 未来志向で属人性を排除する
「どうやったら次に全く同じことが起こっても防げるか？」に議論の焦点をあて、”誰でもできる”自動化された仕組みに落とし込みましょう。
録音はスマホのボイスメモで良いですか？
スマホでもOKですが、専用端末のほうがストレスフリーです。
最近のスマホは、文字起こしもできるようになりました。
でも、想像してみてください。
トラブル対応で疲弊しきった深夜。ボイスメモのテキストをコピーし、PCに送り、ChatGPTを開き、適切なプロンプトを考えて手打ちし、出力を待つ……。
この「データ移行と指示出しの不毛な手間」、本当に毎回やり切れますか？
人間、疲れているとこの数ステップの手間すら死ぬほど面倒になり、結局「もう適当に自分で書こう」と妥協してしまいます。
だから私は、名刺サイズのAIガジェット「PLAUD Note」を使っています。
ボタンを押すだけで録音が開始され、終了後の文字起こし〜要約までをアプリ上でシームレスに完成します。こちらの記事で詳しく解説していますので、興味があればどうぞ。
ステップ②：録音データからAIに「たたき台」を作らせる
文字起こしデータが用意できたら、AIの出番です。
以下のシンプルなプロンプト（指示）をそのままコピペして使ってみてください。
【プロンプト例】
以下の文字起こしデータをもとに、事象の概要、経緯、原因、再発防止策を整理した顛末書の構成案を作成して。感情論は排除し、客観的な事実のみを記載すること。
※過去に提出した添付文書の様式と文体を参照してください。[ここに文字起こしデータを貼る]
ここで重要なのは、「過去のモデル文書」を読み込ませて自社の文体に寄せることです。これによって、このあとの修正作業が格段に楽になります。
ステップ③：必ず自分の手で「ベタ打ち」する
ここが最大のキモです。
AIが出力した文章は、絶対にそのままコピペしてはいけません。
「とりあえずコピペして、変なところだけ修正しよう」と思うかもしれませんが、これもNGです。一度コピペしてしまうと、AIが作った「正解っぽい綺麗な文章」に思考が引っ張られ、無意識のうちにそれを正としてしまい、あなたの生々しい反省の魂が乗らなくなります。
必ず、画面の半分にAIの構成案、もう半分にWordを開き、自分の手で「ベタ打ち（手入力）」してください。
そうすることで、打つ過程で「この表現はうちっぽくないな」と違和感に気づき、当事者にしか書けない血の通った文章になります。
最後の「魂を入れる作業」だけは、必ずあなたが泥臭くやってください。これが最も安全で早い顛末書の作り方です。
まとめ：自己流のAI活用は、やがて大事故を起こす
今回は顛末書（改善報告書）について解説してきましたが、日常業務においても「何をAIに任せ、何を人間がやるのか」の線引きは極めて重要です。
誰も直接は指摘してくれませんが、魂の入っていない文章は必ず見透かされ、静かにあなたの評価を落としていきます。
本記事の手順を守れば、明日の報告書はなんとか乗り切れるでしょう。しかし、厳しいことを言いますが、それはあくまで「応急処置」です。
無料のネット記事から拾ったプロンプトを、見よう見まねで使っているだけの状態。それは、ブレーキの踏み方を知らないままスポーツカーに乗っているのと同じくらい危険です。
AI特有の嘘（ハルシネーション）に気づかないまま顧客に提出し、致命的な損失を発生させるのも時間の問題です。
私は常々、自己流で大火傷をして信用を失う前に「AIの正しい使い方」を体系的に学んでおくことをおすすめしています。
昔のAIスクールは数十万かかっていましたが、今は毎日のスタバのコーヒー代を少し我慢すれば捻出できるレベルまで下がってきました。（私はその数十万のときに受講したので大損した気分ですが…）
合わなければすぐにやめられますし、リスクもほぼありません。AIを自分の手足として完璧にコントロールし、圧倒的な市場価値を手に入れることに興味がある人は、以下の記事を読んでみてください。
というわけで、今回の記事は以上です。
