こんな疑問を解決します。
結論から言うと、「読解力」が向上するからです。
自分が関わった業務の議事録を全て書くことが、効率的に読解力を伸ばす方法となります。
本記事では、議事録と読解力のつながりについて深堀りしていきます。
本記事の内容
- 読解力とは？
- なぜ議事録を書くことが読解力UPに繋がるのか？
- なぜ議事録を書くことが効果的なのか？
- 具体的な始め方
この記事を書いている僕は、会社員歴12年（＝法人営業歴12年）ほどです。
経験上、仕事における読解力の高い人は全員例外なく議事録を書くことが上手で、議事録を書く習慣が身についていました。
僕自身も新入社員の頃から議事録を書き始め、後輩が増えた今でも欠かすことなく書き続けています。
そのおかげで、入社2年目には仕事の進め方について干渉されることがほぼなくなりました。
会社からも信頼されるようになったんだと思います。
こんな人向けの記事です
・上司や先輩から読解力・理解力が低いといわれた。
・部下や後輩に読解力を高める方法を教えてあげたい
・文章を読み取ることが苦手
・人とのコミュニケーションが苦手
・本を読むのは好きじゃない
・無駄が嫌い
・でも勉強はしたくない
読解力とは？
本記事ではこのように定義します。
読解力とは
- 文章や会話の構造を理解し、内容を正確に捉える力
- 発信者の考えや意図を理解する力
- 散らばった情報を要約する力
要は、発信者が伝えたい意図を理解する力ですね。
ビジネスにおいての必須能力です。
読解力がないとコミュニケーションコストが膨大にかかるので、仕事ができないとみなされてしまいます。
なぜ議事録を書くことが読解力UPに繋がるのか？
理由はこちらです。
読解力UPにつながる理由
その1：文章を書くことで文章に慣れる
その2：要約力が身に付く
その3：言語化する力が身に付く
順番に見ていきましょう。
その1：文章を書くことで文章に慣れる
まずは文章に慣れることが必要です。
そのためには、自らが書くことが最短ルートです。
自分で書いてこそ、発信者の気持ちを理解できるようになります。
しかし、ブロガーやライターでもなければ、日常的に長文を書くことってそんなにありませんよね。
そこで、議事録です。
会社員なら、会議や打ち合わせなどが日常的にたくさんあります。
それらの議事録を全て自分が書けばかなりの量になりますので、文章に慣れること間違いなしです。
その2：要約力が身に付く
会議では、さまざまなシチュエーションが存在します。
報告、連絡、相談、意見、合意事項 などなど。
議事録を作成するには、これらを適切に仕分けしなければなりません。
それぞれの発言がどこに分類されるのかを読み解くトレーニングになります。
また、会議ではさまざまな人がたくさん発言します。
全て書いていると膨大な量になり間に合わなくなるので、
取捨選択が必要となります。
議題に沿った有効な発言か。それとも不必要な発言か。
これらを瞬時に判断しなければなりません。
情報を整理するトレーニングになります。
その3：言語化する力が身に付く
発言や会話は、よく聞いていると支離滅裂だったり
結論がなかったりすることがよくあります。
結局何が言いたいの？ と。
議事録はそうはいきません。
意味のない発言は記録する価値はないので
議事録ではそれを言語化しなければなりません。
発言のキーワードから発言者の意図をくみとり、
端的に言語化してあげるのです。
なぜ議事録を書くことが効果的なのか？
続いて、議事録を書くことが効果的な理由をお話ししていきます。
理由はこちらの3点です。
議事録を書くことが効果的な理由
- その1：自分の能力が上がる
- その2：アウトプットをチェックしてもらえる
- その3：会社から評価される
順番に見ていきましょう。
その1：自分の能力が上がる
もう理解されていると思いますが、まず自分の能力が上がります。
読解力が上がるのは言わずもがなですが、それ以外にもこんな能力が身につきます。
①タイピングが早くなる
言い忘れていましたが、議事録は会議・打ち合わせの最中にとりましょう。
そして必ず、パソコンで入力しましょう。
理由
議事録作成の時間を、新たに作り出さないためです。
議事録を転記したり、清書したりするのは時間のムダです。
会議中に議事録を作成しようとすると、当然議論のスピードについていかなければなりませんのでタイピングスピードが求められます。
議事録をたくさん作成することで、結果としてタイピングも早くなります。
②会議内容について一番詳しくなれる
議事録という形で言語化してアウトプットしているからです。
人の記憶はいい加減です。
会議の内容なんて、だいたい皆覚えていません。
そんな中、聞く→言語化する→アウトプットするという
作業を行なっているので、圧倒的に会議内容に詳しくなれます。
③何がわからないかがわかるようになる
まとめていると、行き詰まる時が出てくると思います。
詰まる理由は、何かがわからないからです。
何かがわからないから、先に進めなくなるのです。
あなたは議事録を書き上げるために、必死で考えるようになります。
すると、だんだんと足りないパーツ（情報）がわかってきます。
そう、何がわからないかがわかるようになります。
あとは簡単です。
そのわからないことを人に聞いたり、確認すればいいのです。
そうすることで、専門用語や新たな言葉・考え方などを覚えることができます。
その2：アウトプットをチェックしてもらえる
会議が終わったら、議事録を全員でチェックしませんか？
議事録は、その会議の記録になりますので、当然間違った内容があってはなりません。
なので、出席者の合意を取るのが一般的です。
内容が間違っていたらダメ出しされるので
自分のアウトプットを自動的にフィードバックをもらうことができます。
その3：会社から評価される
議事録を取ることはだいたいみんな嫌がります。
めんどくさいからですね。
そのめんどくさいことを積極的にやるので、上司からは感謝されます。
当然、上司からの評価も高くなります。
自分の能力を高めながら、会社からの評価も上げられるので一石二鳥です。
また、議事録を共有することは会議の質を高めることにもつながるので、純粋に会社に貢献できます。
具体的な始め方 3ステップ
読解力を高める方法として、議事録の作成が非常に有効であることがおわかりいただけたでしょうか？
自分の能力を高めながら、会社からも評価されるので一石二鳥ですよね。
これから会議が開催されるときにはぜひ議事録を作成してみてください。
とはいえ、文章が苦手な人からすると、いきなり長文を書くのはなかなかハードルが高いですよね。
そんな人のために、最後に議事録を具体的に始める3ステップについて紹介します。
議事録を始める3ステップ
- まずは自分用のメモとして。
- 箇条書きでOK。
- 自分の型をつくる。
まずは、自分用のメモとして始めてみましょう。
そのほうが心理的ハードルが低いと思います。
そして、長文を書く必要はありません。
内容が伝わればOKですので、箇条書きで充分です。
むしろ、箇条書きの方が共有する際にわかりやすいケースが多いです。
繰り返し書くことで、だんだんと自分書き方＝型ができてくると思います。
ここまでくると議事録を書くことが習慣化してきているので、もう大丈夫です。
議事録を書くことはやり始めてみると、きっと効果を実感できると思います。
まずは始めること。それが大事です。
読解力を高めて、優秀なビジネスパーソンへの道を歩んでください。
今回の記事は以上です。