こんにちは、しげぞうです。
毎年、期末や半期の評価シーズンを迎えるたびに、部下全員分の評価シート作成に頭を抱えていませんか？
通常業務でクタクタになった後の深夜や週末を潰し、ネットで「人事評価 例文」と検索して、自社には使えないテンプレ言葉をツギハギしてなんとか空欄を埋める……。
マネージャーにとって、これほど無駄で苦痛な時間はありませんよね。
とくに、営業職のように数字で明確に測れない「事務職・バックオフィス」の評価には、毎年同じ壁を感じて疲弊しているのではないでしょうか。
成果が見えにくいからこそ、結局は
「いつも頑張ってくれている」
「真面目に業務をこなしている」
といった、フワッとした精神論やポエムのような文章でお茶を濁すしかなくなってしまう。
これが、事務職の評価シートが「書けない」の本質です。
では、どうすればそんな不毛な時間をなくし、部下がぐうの音も出ないほど納得する評価シートを最速で仕上げることができるのか？
『AIを駆使し、面談から評価コメント作成までをシステム化する』
これが本記事の結論です。
ネットで例文を探すのも、期末に記憶を絞り出して作文するのも、今日で終わりにしましょう。
多忙な管理職が取るべき唯一の正解は、「AIを駆使して、日々の面談から評価コメント作成にいたる一連のプロセスをシステム化（自動化）すること」です。
勘違いしないでほしいのは、「評価そのものをAIに丸投げしてサボる」ということではありません。
部下の働きを正しく見極め、次の成長を促すための『評価の意思決定』は、絶対に人間（あなた）がすべきです。
しかし、その決定を公的な文章に落とし込むための「事実の記録」「内容の整理」「文章化」といった実務作業に、あなたの貴重な時間を使う必要は一切ありません。そこはAIに全面的に丸投げすべきです。
この役割分担を明確にし、記録〜文章化の流れを一度作ってしまえば、部下から「自分のことを見てくれていない」と不満を持たれることなく、上層部からも「事実に基づく的確な評価」と絶賛されるシートが、1人あたりわずか15分で完成します。
本記事では、それを可能にする具体的な仕組みと、明日から使える2つの専用プロンプトをお伝えします。
なぜあなたの評価シートは時間だけを食い、部下に響かないのか？
ネットの例文をツギハギして作った評価シートが機能しない理由は明確です。
「評価の判断」と「文章化の作業」を、人間の脳で同時にやろうとしているからです。
人間の脳のキャパシティでは、数ヶ月前の部下の正確な動きや細かい貢献をすべて記憶し、それを論理的な文章に組み立てることなど不可能です。
結果として、記憶の曖昧さを補うために
「主体性を持って取り組んだ」
「意欲が見られた」
といった抽象的な定性表現に逃げてしまいます。
客観的な事実に基づかないフワッとした評価は、百害あって一利なしです。
部下に「上司は私の現場を全然見ていない。適当に評価している」という強烈な不信感を与えるだけだからです。
面談の場では「私なりに頑張りました」という部下の言い分と平行線になり、お互いの主観がぶつかり合うだけ。
部下のモチベーションは下がり、上層部からのあなたのマネジメント評価すら落ちてしまう。時間をかけたのに、誰も得をしない最悪の結末を迎えてしまいます。
評価に必要なのは「ありのままの事実」と、それに基づく上司としての「客観的な判断」のみ。
人間がやるべきことは、日々の面談を通じて部下の行動を正しく観察し、「何を承認し、何を今後の課題として設定するか」という評価の方向性を決めること。
そして、それに伴う「事実の記録」「内容の整理」「文章化」はすべてAIに丸投げする。
この「判断と作業の明確な切り分け」こそが、これからの生産性の高いマネージャーの絶対条件です。
【実践】1人15分で完了。面談から文章化までをシステム化する2つのプロンプト
「事実が大切なのはわかるけど、それを毎月細かくメモするのすら面倒なんだよ」と思いますよね。
だから、メモを取るのもやめましょう。
毎月の1on1や面談の際、スマホのボイスメモや録音端末（Plaud Noteなど）で対話をただ録音しておくだけでいいのです。
やるべきことは、その録音データを文字起こしし、AIに要約させてExcelやメモアプリにストックしておき、期末にすべて合体させて自動で評価シートに変換する。
たったこれだけです。
では、具体的にどのようにAIを使ってやっていけば良いのか。今日から使える「2つの専用プロンプト」とともに、具体的な手順を解説していきますね。
ステップ1：毎月の面談後に使う「要約プロンプト」
毎月の面談が終わったら、録音データの文字起こしテキストを、以下のプロンプトと一緒にChatGPTなどのAIに投げてください。
# 役割
あなたは有能な人事マネージャーの右腕です。上司と部下の面談記録（文字起こし）から、人事評価に必要な「客観的事実」のみを抽出・整理してください。
# 指示内容
以下の【面談テキスト】を読み込み、以下の3つの項目に分類して、箇条書きで簡潔に要約してください。主観的な感情や曖昧な表現は排除し、具体的な行動や出来事（数字や事実）のみを残すこと。
1. 承認すべき事実・成果
2. 課題・改善が必要な点
3. 本人の意向・次のアクション
# 出力形式
・箇条書き形式
・１文１メッセージ
・一文あたり30〜45文字程度
・3〜7項目でまとめる
【面談テキスト】
[ここにスマホや専用端末で文字起こししたテキストを貼り付ける]このプロンプトを実行すると、AIから数行の事実だけが出力されます。それを部下ごとに用意したExcelのシートやメモアプリのページに、毎月コピペして保存していくだけです。
たとえばこんな感じ。
＜文字起こしデータ（事務職の1on1面談）＞ ※クリックして展開
上司：
今日は最近の業務状況と来期に向けた話を聞かせてください。
部下：
はい。今月は請求書処理と経費精算の対応が中心でした。
上司：
何か変えたことはある？
部下：
請求書のチェックリストを作りました。担当者によって確認内容が違っていたので。
上司：
効果はどうだった？
部下：
差し戻しが減ったと思います。4月は5件あったんですが、今月は1件でした。
上司：
いいですね。
部下：
あと月末処理の手順を整理してマニュアルにまとめました。
上司：
誰か使ってる？
部下：
新しく入った派遣社員の方が使っています。
上司：
問い合わせは減った？
部下：
以前は毎日のように質問がありましたが、最近は週1回くらいです。
上司：
今困っていることは？
部下：
営業からの申請書提出が締切直前に集中することですね。
上司：
どれくらい？
部下：
全体の半分くらいが締切前日に来ます。
上司：
その影響は？
部下：
確認作業が集中するので残業になることがあります。
上司：
最近の残業状況は？
部下：
月10時間くらいです。繁忙週は少し増えます。
上司：
チームへの貢献はどう？
部下：
新しい経費精算システムの説明会を担当しました。
上司：
参加人数は？
部下：
15人です。
上司：
反応はどうだった？
部下：
説明後の問い合わせは想定より少なかったです。
上司：
今後取り組みたいことは？
部下：
Excelの自動化を勉強したいです。
上司：
理由は？
部下：
毎月手作業で集計している業務があるので効率化したいです。
上司：
具体的な計画は？
部下：
来月から社内のExcel研修を受講する予定です。
AI出力結果
- 承認すべき事実・成果
・請求書確認用チェックリストを新規作成
・差し戻し件数を5件から1件へ削減
・月末処理マニュアルを作成し運用開始
・派遣社員向け業務引継ぎ資料として活用
・経費精算システム説明会を15名へ実施 - 課題・改善が必要な点
・申請書の約半数が締切前日に集中
・確認業務の集中により残業が発生
・月10時間程度の残業が継続している
・一部集計業務を手作業で実施している - 本人の意向・次のアクション
・Excel自動化スキルの習得を希望
・集計業務の効率化に取り組む予定
・社内Excel研修を来月受講予定
こんな感じで、評価者が見落としがちな「見えない成果」が可視化できます。
面談中の生データでは「チェックリスト作りました」「マニュアル作りました」「説明会やりました」程度の会話ですが、AIが整理すると…
- 業務品質向上
- 教育貢献
- 属人化解消
- 効率化活動
という評価材料に変換してくれるので、このあとのステップで使いやすくなります。
ステップ2：期末にすべてを合体させる「統合＆文章化プロンプト」
期末を迎えたら、ステップ1で溜まったすべての要約テキストをすべてコピーして、以下のプロンプトの [ ] 内に貼り付けて実行します。Excelでシート別に分けているのであれば、そのファイルごと添付してもOKです。
# 役割
あなたは、組織の生産性を最大化し、評価における主観や感情論を排して「客観的かつ建設的な対話」をサポートする有能な人事マネジメントの右腕です。
# 指示内容
以下の【要約データ】を元に、上司と部下の双方が納得し、次期の成長に繋げられる客観的で隙のないの評価コメントを作成してください。
# 評価コメント作成の絶対ルール
1. 【承認】具体的な事実（実績や行動）を挙げ、それが組織にどう貢献したかを簡潔に評価する。情緒的なおだてではなく客観的事実を認めること。
2. 【課題】現状の「不足している事実や数値」を指摘し、それがなぜ組織や成長においてボトルネックになっているのかを論理的に説明する。
3. 【期待】次期に注力すべき具体的な行動や改善の「方向性」を簡潔に提示し、次期の目標設定への架け橋とすること。
4. 【トーン＆マナー】
- 「〜してほしい」といった情緒的な表現は避け、「〜を実行すること」「〜を求めます」といった、リーダーとして毅然としつつも誠実なビジネス表現を用いること。
- 上司（二次評価者）が読んだ際にも、「事実に基づいて的確に組織を統制している」と評価できる公的な文体にすること。
- 文字数は200文字前後に収めること。
# 数ヶ月分の要約データ
・対象の職種：
・過去の面談要約まとめ：
[※ここに、ステップ1で出力したすべての要約データをすべて貼り付ける]これを行うことで、毎月溜まっていた膨大な面談データがどのように凝縮され、完璧な文章に変換されるのか。以下の例をもとに、プロセスの全体像をお見せします。
管理職が毎回30〜60分の面談内容を数ヶ月分思い出しながら作文しようとすると、1人あたり軽く1時間は飛びます。しかし、このシステムを構築すれば、作成時間は「コピペと確認の15分」に短縮可能です。
AIへのインプット情報
【4月面談要約】
- 承認すべき事実・成果
・請求書確認用チェックリストを新規作成
・差し戻し件数を5件から1件へ削減
・月末処理マニュアルを作成し運用開始
・派遣社員向け業務引継ぎ資料として活用
・経費精算システム説明会を15名へ実施- 課題・改善が必要な点
・申請書の約半数が締切前日に集中
・確認業務の集中により残業が発生
・月10時間程度の残業が継続している
・一部集計業務を手作業で実施している- 本人の意向・次のアクション
・Excel自動化スキルの習得を希望
・集計業務の効率化に取り組む予定
・社内Excel研修を来月受講予定【5月面談要約】
- 承認すべき事実・成果
・Excel関数を活用し集計時間を半減
・月次報告資料作成時間を2時間短縮
・派遣社員への業務指導を継続実施
・問い合わせ対応手順を標準化
・引継ぎ時の質問件数を削減- 課題・改善が必要な点
・営業部門からの申請遅延が継続
・月末業務への負荷集中が発生
・業務改善効果の数値化が不足
・部門横断での改善提案が少ない- 本人の意向・次のアクション
・VBAの学習を開始予定
・月次集計業務の自動化を検討
・他部署との連携機会を増やしたい【6月面談要約】
- 承認すべき事実・成果
・月次集計業務の一部自動化を実施
・集計作業時間を月6時間削減
・業務手順書を更新し最新化
・新任メンバー2名への教育を担当
・経費精算の処理遅延件数を削減- 課題・改善が必要な点
・改善活動が個人業務に留まっている
・部門全体への展開が未実施
・改善効果の定量管理が不十分
・業務改善テーマの優先順位が曖昧- 本人の意向・次のアクション
・業務改善活動を部門全体へ展開
・改善効果の数値管理を強化
・VBA活用範囲を拡大予定
AIによる出力結果
- 【承認】
請求書確認業務の標準化や月末処理マニュアルの整備に加え、集計業務の自動化を推進し、作業時間削減や処理品質向上に貢献した。また、新任メンバーへの教育や問い合わせ対応の標準化を通じて、業務の属人化防止と組織運営の安定化にも寄与した点を評価する。 - 【課題】
改善活動は着実に進展している一方で、その効果の定量管理や部門全体への展開は十分とは言えない。個人業務の効率化に留まらず、組織全体の生産性向上へ結び付けるための仕組み化と成果の可視化が課題である。 - 【期待】
次期は改善活動の対象を部門全体へ拡大し、削減工数や品質向上効果を数値で管理することを求める。業務標準化と自動化を継続的に推進し、再現性のある改善活動を主導する役割を期待する。
あとは、それぞれの入力欄の大きさに沿って文字数を調整すれば完成です。もちろんその文字数調整もAIに丸投げすることを忘れずに。
上司の記憶頼りのNG評価との圧倒的な差
いかがでしょうか？
もしこの事実データをストックしておらず、上司が期末の記憶と印象だけで書こうとすると、こんな感じになります。
× 上司が書きがちなNG評価
「年間を通じて正確に処理を行い、マニュアル作成なども頑張ってくれました。今後はもう少し視野を広げて、チーム全体の業務改善にも取り組んでほしいと思います。」
どうでしょうか。
「頑張った」という主観と、「視野を広げる」というフワッとした表現が混ざり、部下は「結局、次は何をすればいいのか」が全く分かりません。
一方、AIが出力したアウトプットは、十数項目に及ぶ3ヶ月分の細かい事実から「作業時間の削減」といった重要なポイントを拾い上げつつ、課題を「効果の定量管理と部門展開の不足」と冷静に指摘しています。
そして、次期への期待を「削減工数の数値管理と、再現性のある改善活動の主導」と、部下のプライドを傷つけずに次の具体的な役割として定義しています。
これだけの膨大な事実に基づいているからこそ、部下も感情的に反発できず、納得せざるを得なくなります。
【重要】”次期への期待”が来期の目標設定を劇的にラクにする
さらに、このAIが生成した「次期への期待（具体的な改善の方向性）」こそが、あなたを来期以降の評価地獄から完全に解放する貴重な材料になります。
評価というものは、そもそも「目標」に対する答え合わせです。
期初の目標設定が「頑張る」「ミスをなくす」といったフワッとしたものだから、期末の評価もフワッとして書くことがなくなるのです。
しかし、このプロンプトを使えば、AIが「現在の業務フローを見直し、工数削減や効率化の改善提案を自ら発信すること」といった、次にやるべき具体的なアクション（＝来期の目標の土台）を自動で言語化してくれます。
あなたは面談の場で、このAIが作った「期待」をそのまま次期の「目標設定」として部下と合意するだけです。
目標が明確になれば、来期は「その目標に対して事実がどうだったか」を録音してストックするだけで済むため、この評価システムはさらに強固で自動的なものになります。
まとめ：無料プロンプトを探す時間を捨て、自分の「型」を作ろう
私自身、かつては部下の評価シート作成に膨大な時間を奪われていました。
現場のマネジメントと自分の高い目標に追われる中、評価シーズンが来るたびに週末が潰れ、胃が痛くなる思いをしていました。
しかし、この「録音データをAIで統合する仕組み」を導入してから、1人あたりの作成時間はわずか15分に激減しました。
主観を排した事実ベースの評価になり、さらに次期の目標も自動で設定されるようになったことで、部下との面談は感情的な言い合いがなくなり、「じゃあ次期はどう改善するか？」という建設的な対話に変えることができたのです。
ここまで読んで、人事評価の負担を極限まで減らすシステムは理解できたと思います。
しかし、ここで満足してはいけません。
評価シートの作成なんて、マネージャーが抱える膨大な業務のほんの1%に過ぎないからです。
- 日々の会議の議事録の要約
- 事業戦略の壁打ち
- 煩雑な売上データの集計・分析
などなど、マネージャーの業務は多岐にわたります。
その都度「何か使える指示文はないか？」とネットの断片的な情報を探して手作業を続ける層と、AIを自由自在にカスタマイズして自身の実務に最適化させた「独自の仕組み」を構築できる層とでは、生産性に埋めようのない圧倒的な格差が生まれます。
自己流でプロンプトをいじり、「思った通りの文章が出ない」とエラーに悩みながら時間を溶かすのは、あなたの管理職としての高い時給をドブに捨てているのと同じです。
そんな非効率なやり方を続けていれば、日々自分の貴重な人生の時間を大安売りし、マネージャーとしての市場価値を失い続けるだけです。
単発のコピペ業務効率化ではなく、組織全体の勝率を確実に引き上げる「仕組み」を作る側に回りましょう。
そのためには、体系的にAIスキルの「型」をプロからインストールしてしまうのが、最も効率よくて確実な選択です。
私自身、体系的にAIスクールのスキルの「型」を学んだことで、仕事の景色が完全に変わりました。
最大の収穫は、単にツールの使い方を覚えたことではありません。
日々のあらゆる業務に対して「これもAIで解決できるんじゃないか？」という発想の広がりを手に入れたことです。
ネットに転がっているプロンプトをただコピペしているだけの状態では、絶対にこの視点には到達できません。
私自身が身銭を切って体験し、実務レベルのAIスキルと「新しい景色」を手に入れた「DMM 生成AI CAMP 学び放題」の実態について、以下の記事でレビューしていますので、ぜひ読んでみてください。
自己流で時間を浪費するのではなく、実務に直結する「本物の仕組み」を手に入れましょう。
